In de afgelopen zeventien jaar bouwde Accezz een krachtig trackrecord op in verbetertrajecten in onder andere de Geriatrische revalidatiezorg (GRZ). Door die specialistische kennis weten de adviseurs doelgericht verbeterpotentieel te vinden én te verzilveren. Danny Suttorp en Adriaan van der Sluijs van Accezz schijnen hun licht op deze zorgsector: “Iemand zo snel mogelijk beter maken is juist in het belang van de patiënt."
Efficiënter opereren
Artsen en behandelaars in de GRZ zijn er in vele soorten en maten, zien Danny en Adriaan in de praktijk. “Dat gaat van ‘U moet nu vertrekken want uw behandelplan is afgerond’ tot ‘U bent er klaar voor om naar huis te gaan, maar de traplift is nog niet geïnstalleerd dus blijf nog maar even’“, schetst Danny de breedte van denken en handelen. “Hierdoor komt het in de GRZ maar wat vaak voor dat de geplande ontslagdatum niet gehaald wordt. Voor een gezonde bedrijfsvoering is het juist belangrijk dat hier in balans mee wordt omgegaan.”
Beter maken volgens het behandelplan
Het uitlopen van behandelplannen heeft serieuze consequenties voor instellingen die Geriatrische revalidatiezorg aanbieden. “Onderaan de streep kost het ze simpelweg hartstikke veel geld”, zegt Danny. “Een behandelplan is gebaseerd op het aantal behandeluren en verblijfsdagen. Als daar niet op wordt gestuurd, is dat dubbel nadelig: enerzijds lopen de kosten voor die ene patiënt op, maar anderzijds kun je vanwege je capaciteitsplanning ook geen nieuwe patiënten aannemen.” Sturen op het behandelplan betekent volgens Danny niet dat artsen en behandelaren in een ‘productieomgeving’ komen te werken: “Iemand zo snel mogelijk beter maken is juist in het belang van de patiënt."
‘Revalideren is een werkwoord’
“Revalideren is een werkwoord”, zegt Adriaan. “In de GRZ maak je mensen beter en vervolgens gaan ze naar buiten: naar huis, al dan niet met ambulante zorg, of naar een verpleeghuis.” Hij benadrukt het belang van het (bijtijds) sturen op de ontslagdatum: “Gedurende het behandeltraject is het belangrijk om voortdurend te checken wat de status van de patiënt is en waar hij of zij behoefte aan heeft. Is het bijvoorbeeld gewenst om in plaats van twee keer fysiotherapie per week in te zetten op drie keer? En wat betekent dat voor de ergotherapie? De hoofdvraag is: gaat deze patiënt vooruit volgens plan?” Danny zegt daarop: “Tijdens multidisciplinaire overleggen (MDO's) tussen de arts en behandelaren wordt dit besproken. Maar de praktijk wijst uit dat dit soort bijeenkomsten vaak niet al te effectief zijn. De een komt te laat, een ander heeft zich niet ingelezen. Er worden vaak weinig besluiten genomen… Dat komt de productiviteit niet ten goede. We zien dan ook dat de productiviteit van behandelaren binnen de GRZ structureel te laag is. In de tijd dat ze aanwezig zijn, kunnen ze meer werk verzetten. Daardoor kunnen ze meer patiënten helpen of een kortere doorlooptijd realiseren.” Hij geeft een voorbeeld: “Het komt regelmatig voor dat een behandelaar om acht uur begint, maar pas om negen uur de eerste behandeling heeft. Dat wordt afgeschoven op administratie, terwijl je die ook tijdens of direct na de behandeling kunt bijwerken, en dan is het declarabele tijd. Een optie is bijvoorbeeld om om acht uur toezicht te houden op het zelfstandig wassen en dat moment deel te laten uitmaken van de behandeling.“
Cure-afdeling in een care-omgeving
De Geriatrische revalidatiezorg is volgens Adriaan enigszins een buitenbeentje in de zorgsector: “Vrijwel altijd is de GRZ onderdeel van een woonzorginstelling. Ze zijn daarmee een cure-afdeling in een care-omgeving, waarbij de focus niet ligt op mensen beter maken. Behandelaren werken vaak in beide units, wat het een extra uitdaging maakt om continu de mindset van beter maken te hebben. Dat zit simpelweg niet in het DNA van zo’n organisatie. Wij zorgen er dan ook voor dat de organisatie daar super alert op is, anders verandert er nooit iets.” Hoe helpt Accezz daarbij? Adriaan: “Wij helpen de klant bij het realiseren van een gezonde bedrijfsvoering door de productiviteit te verbeteren. Dat betekent dat we de behandelaren meer aan het behandelen brengen. Daarmee haal je gemiddeld wél de geplande ontslagdatum, wat zinvol is voor de patiënt, voor de behandelaar en voor de organisatie.”
‘De norm qua productiviteit voor een behandelaar in de GRZ is 80 tot 85 procent, in de praktijk is dat meestal veel lager’
Haal meer uit de planning
Dat een gezonde bedrijfsvoering begint met een goede planning, staat als een paal boven water. Danny: “We helpen organisaties te sturen op de instroom en op hoe ze alle behandelingen zo efficiënt mogelijk plannen met de beschikbare mensen. Een vraag die tegenwoordig ook relevant is: heb je wel de juiste mensen in huis? Als er bijvoorbeeld een hoop fysiotherapeuten in het team zitten, maar weinig ergotherapeuten, dan krijg je je programma niet rond.” Danny ziet dat behandelaren zichzelf niet declarabel genoeg inplannen. “De norm qua productiviteit voor een behandelaar in de GRZ is 80 tot 85 procent. In de praktijk is dat meestal veel lager. Wij geven ze handvatten voor een productieve planning. Dat draagt bij aan de efficiëntie, maar ook aan het werkgeluk van de behandelaar; zij kunnen patiënten sneller beter maken en een groter deel van hun tijd daadwerkelijk aan de patiënt besteden.”
Andere artsen als ambassadeur
Nog iets wat Adriaan in de praktijk opmerkt, is dat een aantal artsen in eerste instantie al niet uitgaat van een voorgedefinieerd ‘standaard’ behandelplan. “Dit zien we in de Geriatrische revalidatiezorg, maar ook in de reguliere revalidatiezorg”, zegt hij. “De arts benadert dan iedere patiënt vanuit planmatig perspectief als individuele casus, waardoor het gehele behandelplan maatwerk wordt. Als je op die manier naar iedere patiënt kijkt, voldoe je vrijwel nooit aan je opdracht om binnen de financiering te vallen. Er gaan namelijk nooit behandelingen af, er komen er alleen maar bij.” Hierop sturen ligt gevoelig, weet Adriaan. “De medicus is autonoom en verantwoordelijk voor de patiënt, daar tornen wij dan ook nooit aan. Wat we wél kunnen doen, is in gesprek gaan met de artsen. Vaak zijn er peers die al meer uitgaan van standaard behandelplannen. Van hen nemen ze zo’n boodschap sneller aan dan van ons.” Danny daarop: “Je wilt dat artsen met elkaar in discussie gaan over wat wel en niet nuttig is. Die dialoog stimuleren en faciliteren wij.” Om daar als belangrijk punt aan toe te voegen: “Wij sturen op de productiviteit van behandelaren, niet van artsen. We weten dat goede artsen in de GRZ gewild zijn. We organiseren dus wel het gesprek, maar erkennen verder hun medische autonomie en verantwoordelijkheid.”
Beter managen op productiviteit en declarabiliteit?
Samenvattend zit het grootste verbeterpotentieel binnen een GRZ-instelling in beter capaciteitsmanagement. Daarover deelden Adriaan en Danny eerder hun inzichten, die je hier leest. Aangezien iedere situatie zijn eigen uitdagingen heeft, bespreken de heren graag in een persoonlijk gesprek de uitdagingen waarmee jouw organisatie kampt. Of dit nu in de GRZ of in een andere zorgsector is. Met zestien jaar ervaring in de zorg, geeft Accezz een resultaatgarantie bij het gezamenlijk aangaan van een verbetertraject.
Danny Suttorp
d.suttorp@accezz.nl
Adriaan van der Sluijs
a.vandersluijs@accezz.nl
