In de zorgsector worden talloze verbeterinitiatieven en werkgroepen opgezet. Hoewel dit getuigt van betrokkenheid, blijft de daadwerkelijke executie vaak achterwege. Danny Suttorp en Adriaan van der Sluijs van Accezz schijnen hun licht op dit onderwerp: “Je komt zomaar tien, twintig van dat soort initiatieven tegen in een zorgorganisatie.”
Het gebrek aan executiekracht in de zorg heeft meerdere oorzaken. Enerzijds zijn zorgprofessionals vaak drukbezet en hebben ze onvoldoende tijd en mogelijkheden om zich volledig op verbeterinitiatieven te richten. “Hierdoor zijn zij niet in staat om kritisch naar hun eigen processen te kijken en te overzien wat deze in de keten betekenen”, ziet Danny, directeur van Accezz, in de praktijk. “Daarnaast zijn er binnen organisaties vaak leidinggevenden die overbelast zijn met meerdere taken en deelname aan talloze werkgroepen, waardoor ze niet toekomen aan een effectieve uitvoering van hun kerntaken. Dit leidt tot een gebrek aan resultaat en frustratie bij de betrokkenen. Vanuit Accezz worden wij ingeschakeld omdat we wél de tijd hebben om hen te ondersteunen en om processen en gedragingen daadwerkelijk te verbeteren.”
Vaak blijft het bij praten
“Als je medewerkers binnen een zorgorganisatie bij elkaar zet in een werk- of stuurgroep, levert dat vaak niet tijdig het gewenste resultaat op”, stelt Danny. “De kans is groot dat het blijft bij praten over zaken die verbeterd kunnen worden. Regelmatig komen we binnen bij organisaties waar gezegd wordt: we geven onze mensen nog een kans. Dan wordt er een plan op tafel gelegd, maar is er een half jaar later nog steeds niets gebeurd. Als het in een organisatie vijf voor twaalf is, worden wij vaak ingeschakeld om de beoogde resultaten te realiseren.”
Druk, druk, druk
“Als wij dan binnenkomen, zeggen ze: dat kan ik er niet bij hebben, hoor”, deelt Danny zijn ervaringen. “Terwijl we op de werkvloer zien dat ze van ellende niet meer weten hoe het hoofd te bieden aan de drukte.” Dat de gemiddelde vergadering van een werkgroep niet heel efficiënt verloopt, is goed zichtbaar volgens Danny. “Dan komt die stapel papieren weer op tafel en herhalen ze de vorige meeting nog een keer. Het ontbreekt aan deadlines, acties, milestones en voortgang. Iedereen uit de werkgroep heeft het druk, dus het groeit ze boven het hoofd. Vaak neemt het enthousiasme om deel te nemen aan de werkgroepen dan snel af.”
Uren per dag vergaderen
Adriaan is operationeel verantwoordelijk bij Accezz. Hij herkent wat Danny zegt over de inefficiëntie binnen zorgorganisaties en het gebrek aan voortgang dat daardoor ontstaat. “Bij een klant van ons waren behandelaren 36% van hun tijd bezig met organisatiegebonden zaken zoals werkgroepen en vakgroepen. Dat is niet toekomstbestendig. Het is prima dat mensen nadenken over hoe ze de zorgkwaliteit kunnen verbeteren, maar een derde van je tijd … Dat is uren per dag.” Danny haakt in: “Je kunt het ze niet kwalijk nemen. Zorgprofessionals hebben een passie voor hun vak en vinden het hartstikke leuk om daarover te praten en die passie te delen met collega’s.”
Met opgestroopte mouwen de vloer op
De consultants van Accezz gaan een bondgenootschap aan met de leidinggevenden en zorgprofessionals binnen een zorgorganisatie. Ze stropen hun mouwen op, draaien mee binnen afdelingen en gaan in gesprek met leidinggevenden. “Kijk nu eens vanuit een ander perspectief naar het werkproces of de afdeling, kan een consultant dan tegen een leidinggevende zeggen”, geeft Adriaan als voorbeeld. “Stop eens met e-mails typen en kijk eens wat er gebeurt daar waar je het geld verdient en verliest. In de zorg zijn eerstelijns leidinggevenden door omstandigheden zoals administratie en regeldruk steeds minder operationeel betrokken. Wij stimuleren ze om meer bezig te zijn met de werkvloer door op een andere manier om te gaan met organisatiegebonden zaken. De afgelopen jaren is er ontzettend geduwd op het minimaliseren van overhead in de zorgsector. Op zich een prima ontwikkeling, maar je krijgt nu leidinggevenden met een te grote span of control. Soms sturen ze wel honderd mensen aan. Dan heb je dus drie functionerings-, drie beoordelings- en twintig verzuimgesprekken per week en kom je je kantoor niet meer uit om te kijken hoeveel mensen er nu daadwerkelijk zitten te wachten op de gang bij de poli. Of hoe het eigenlijk gesteld is met de kwaliteit van zorg die geleverd wordt. Maar ook het zicht op het aantal werkgroepen en innovatiegroepen verdwijnt.”
Zicht op de gehele keten
Het voordeel van het inschakelen van een Accezz-consultant is dat deze volop aanwezig is op de werkvloer en veel observeert. Danny: “Daarbij bekijken wij de gehele keten binnen een organisatie. Dat maakt het voor ons makkelijker om te zien hoe de hazen lopen binnen een afdeling of locatie. We komen altijd zaken tegen waarvan leidinggevenden het bestaan niet weten. Wij halen zoveel informatie naar boven dat we op een gegeven moment in detail weten hoe het reilt en zeilt op een afdeling of locatie. Vervolgens betrekken we de leidinggevenden erbij en delen we onze inzichten. Daarna wordt gezamenlijk opgetrokken om de doelen te realiseren. Vaak is daarvoor een blijvende verandering van managementgedragingen nodig. Dat is de executiekracht!”
‘Mijn organisatie mist executiekracht’
“Executiekracht is een begrip dat resoneert binnen alle lagen van organisaties”, weet Adriaan. “Wat hij of zij dan bedoelt, is: ik wil dat er bepaalde dingen gebeuren en die gebeuren niet. Dat gaat over de juiste plannen, maar voor een groot deel ook over gedrag en de vaardigheden daaromheen. Wat voor vaardigheden heb je nu eigenlijk nodig om dit te doen? Ben je in staat om een plan te maken of iemand aan te spreken die niet levert? Dat zijn zaken die gelden voor alle geledingen binnen een organisatie.” Danny: “Aan ons de taak om iedereen te betrekken die nodig is voor de gedragsverandering en ze continu bij de les te houden.”
Effectieve uitvoering verbeterinitiatieven
Het gebrek aan executiekracht in de zorg is een probleem dat een gecoördineerde inspanning vereist van alle betrokkenen. Door bewustwording, samenwerking en een gerichte aanpak kun je als zorgorganisatie stappen zetten naar een effectieve uitvoering van verbeterinitiatieven. Danny: “Het is tijd om de kloof tussen ideeën en acties te overbruggen en daadwerkelijke veranderingen te realiseren voor een betere zorgervaring. Soms heb je daar nu eenmaal een externe partij als Accezz voor nodig. Wij komen van buiten, zijn objectief en dragen niet de last van de geschiedenis. We trekken op als bondgenoten. Dat zorgt voor échte resultaten.” Adriaan vult aan: “Het unieke van Accezz is dat wij resultaatverplicht zijn. Wij bieden extra ondersteuning als we zien dat leidinggevenden de veranderingen niet omarmen. Dat levert executiekracht op, en dus resultaten!“
De executiekracht van jouw organisatie vergroten?
Adriaan en Danny delen graag nog veel meer inzichten en best practices met je en geven hun visie op de executiekracht van jouw organisatie.
Adriaan van der Sluijs
a.vandersluijs@accezz.nl
Danny Suttorp
d.suttorp@accezz.nl
