Zorgorganisaties erkennen steeds meer dat het optimaliseren van hun capaciteit helpt om de arbeidskrapte het hoofd te bieden, mensen en middelen efficiënter in te zetten en te voldoen aan de veranderende behoeften in de markt. Danny Suttorp en Adriaan van der Sluijs van Accezz schijnen hun licht op dit onderwerp en delen praktijkervaringen.
Adriaan is operationeel verantwoordelijk bij Accezz. Het is zijn passie om organisaties te helpen hun dromen en ambities te realiseren. Hij heeft zo’n twintig jaar ervaring met het implementeren van verbeteringen door gedragsverandering. Onderdeel van die verbeteringen is capaciteitsmanagement, waar voor de meeste zorgorganisaties een hoop winst te behalen valt. Maar wat is eigenlijk Adriaans definitie van capaciteitsmanagement?
“Capaciteitsmanagement is het proces waarbij een organisatie haar resources - mensen en middelen - afstemt op de vraag van klanten/cliënten en de behoeften van de markt, met als doel het voorkomen van suboptimale situaties binnen organisatieprocessen. Dit afstemmingsproces vindt plaats op strategisch, tactisch en operationeel niveau.”
Haal meer uit je mensen
“Binnen de zorgsector is er een krappe arbeidsmarkt”, ziet Adriaan bij de vele organisaties waar hij binnenkomt. “Je moet roeien met de riemen die je hebt en mensen en middelen zo optimaal mogelijk inzetten. De zorg is minder competitief dan het bedrijfsleven, maar op de arbeidsmarkt is er wel degelijk concurrentie. Als jij bekendstaat als een leuke organisatie waar mensen happy zijn, heb je een concurrentievoordeel.” In de praktijk ziet Adriaan dat capaciteitsmanagement op de vloer zo beperkt kan zijn als gaten in roosters oplossen. “Die krijgen ze, ook vanwege het hoge ziekteverzuim, niet gevuld. Zelfs al weten ze dat verzuim wat terug te dringen, dan nog ontstaan er gaten. Dat houdt in dat hetzelfde werk met minder beschikbare mensen gedaan moet worden, net zo snel en net zo goed. Het is dan aan Accezz om dat samen met managers en medewerkers te realiseren, zodat de werklast in balans komt met de werkdruk. Aan de hand van onze Accezz Methode perfectioneren we processen en stimuleren we professionaliteit. Het resultaat: een gedragen gedragsverandering die zorgt voor meer werkplezier én een effectiever draaiende organisatie.”
Ruimte voor capaciteitsmanagement
Niet alleen mensen, ook middelen maken deel uit van de resources die afgestemd moeten worden. Hoe vertaalt zich dat naar de zorg? “Denk aan de beschikbaarheid van OK-kamers of tilliften, die in lijn moeten zijn met je planning en mensen”, geeft Danny als voorbeeld. Als directeur is hij inmiddels ruim zestien jaar actief bij Accezz. En net als Adriaan zag en ziet hij vele zorgorganisaties van binnen. “Zonder de juiste mensen en middelen op het juiste moment, kun je nooit écht productief je werk doen.” Adriaan vult aan: “Je moet je proces op de werkvloer op orde hebben, omdat dat ruimte geeft om aan capaciteitsmanagement te doen. Anders ben je alleen maar schaarste aan het verdelen, gaten met gaten aan het vullen.”
Beitel in het granieten bestand
Welke verbeterruimte zien Adriaan en Danny nog meer op het gebied van capaciteitsmanagement in de zorg? Adriaan trapt af: “Door het personeelsbestand te flexibiliseren. Zeker het ‘granieten bestand’ vindt dat nogal eens lastig. Die zitten nogal vastgeroest. Sommigen bijvoorbeeld nemen nog altijd op woensdagmiddag vrij, terwijl hun kinderen inmiddels samenwonen en een eigen huis hebben. Het is dan aan ons om de verbeterruimte in het flexibiliseren helder te krijgen. Dat vraagt om een verandertraject. Wij gaan een bondgenootschap aan met het management en de medewerkers. We trekken écht samen op. Zo ontstaat bereidheid om van de normale werksituatie af te wijken en flexibilisering op de werkvloer toe te laten.Tevens geven wij de mensen de inzichten en tools mee om te sturen op een hogere productiviteit.”
Zorgexploitatie staat onder druk
Naast de eerder genoemde krappe arbeidsmarkt zijn er meer actualiteiten die capaciteitsmanagement in de zorg relevant maken. Adriaan: “Het zit hem ook in de achterstanden die er binnen de zorg leven naar aanleiding van COVID. Men moet processen aanscherpen en resources ontzettend efficiënt benutten om de wachtlijsten weg te werken.” Danny wijst ook op de begroting: “Er wordt aan allerlei knoppen gedraaid in de zorg, waardoor de zorgexploitatie onder druk komt te staan. Je zult straks veel organisaties zien met een financiële uitdaging, die capaciteitsmanagement kunnen gebruiken om hun begroting op orde te krijgen."
Meebewegen met veranderingen
“Dé reden dat je capaciteitsmanagement toepast, is om je interne organisatie aan te passen op de volatiliteit in de buitenwereld”, zegt Adriaan. “Zo word je wendbaar en kun je meebewegen met veranderingen. Of dat nu een tariefsaanpassing is, een product dat niet meer wordt vergoed, een uitdagende arbeidsmarkt of megalange wachtlijsten.” Dat herkent Danny: “Er komen altijd nieuwe uitdagingen op je af. Iedere keer gebeurt er wel weer wat nieuws, ook buiten je invloedsveld. De zorg is een snel veranderende wereld, dat maakt het voor ons een mateloos interessant speelveld. Al jaren schijnen we ons licht op zorgorganisaties en maken we telkens weer dromen en ambities waar.”
Structureel minder bedden bezet
Capaciteitsmanagement maakt in enige vorm onderdeel uit van ieder traject dat Accezz met een klant doorloopt. “Er valt altijd winst te behalen”, weet Adriaan uit ruime ervaring. Hij schetst een voorbeeld: “Momenteel zit ik bij een klant, een ziekenhuis, met zo’n zeventig bedden. In hun begroting staat dat ze al die bedden bezet willen hebben en daar is dus hun rooster op ingericht. Het punt is: er liggen nooit zeventig bedden vol, gemiddeld maar zestig. Daardoor zijn er structureel te veel mensen aan het werk en dat is natuurlijk niet toekomstbestendig.”
Met opgestroopte mouwen
Bovenstaand voorbeeld vraagt om verandermanagement en leiderschapstraining op verschillende niveaus. Adriaan: “De Raad van Bestuur reageert natuurlijk enthousiast als ze over het verbeterpotentieel horen. Op de werkvloer zeggen ze: ‘Nee, ik werk iedere dag acht uur.’ En het middenmanagement loopt verward rond. Onze consultants lopen met opgestroopte mouwen op de werkvloer en nemen iedereen mee in de enorme verandering die er plaatsvindt.” Danny: “Mensen moeten anders gaan werken dan ze deden en dat vinden ze niet fijn. Ook het management moet uit hun comfortzone. Een heleboel leidinggevenden vinden het best eng om leiding te geven, er spelen vaak ook veel lastige zaken. Maar evenwel vraagt verbeteren om te gaan werken buiten de comfortzone."
Veel grotere waardepropositie
Rondom capaciteitsmanagement bewegen zich allerlei spelers. “Er lopen projecten op het gebied van IT”, schetst Adriaan. “Of er zijn controllers die heel erg uitgaan van financiële parameters: we mogen twintig fte inzetten vanuit de begroting, dus we zetten twintig fte in. Dat is ook wat Accezz onderscheidt van veel andere consultancies. Wij gaan niet met benchmarks of alleen begrotingsparameters werken, maar zeggen: gebruik je boerenverstand, ga lean werken en stuur daar operationeel op. Dat maakt de waardepropositie veel groter, want dan heb je die twintig fte niet eens nodig.” Danny: “Wat ons ook onderscheidt, is dat wij de garantie geven op resultaat. Zo koop je als klant onze drive om het voor elkaar te boksen. Wij zijn op de werkvloer aanwezig om mensen te ontwikkelen, een rol te geven, eigenaarschap te creëren en te praktiseren dat het beter kan. Dát is onze opgestroopte mouwen-mentaliteit.”
Aan de slag met capaciteitsmanagement binnen jouw organisatie?
Adriaan en Danny delen graag nog veel meer inzichten en best practices met je en geven hun visie op de verbeterruimte binnen jouw organisatie.
Adriaan van der Sluijs
a.vandersluijs@accezz.nl
Danny Suttorp
d.suttorp@accezz.nl
