Een aantal afdelingen van Zonnehuisgroep IJssel-Vecht kreeg de financiën niet voldoende onder controle. Voor het boven water krijgen van de knelpunten en op orde brengen van de onderliggende bedrijfsprocessen werd Accezz ingeschakeld. “Met de interventie van Accezz is er 1,8 miljoen euro aan financiële ruimte gecreëerd.”
Financiële prestatie op orde krijgen
Krapte op de arbeidsmarkt en beperkte financiële ruimte zijn brede uitdagingen in de zorg. Inkomsten dalen en (loon)kosten stijgen. “Die negatieve spiraal doorbreken kan maar op één manier: de zorgbehoefte goed laten aansluiten bij je zorgverlening”, zegt Marcel van de Giesen, projectmanager bij Accezz. Bij Zonnehuisgroep IJssel-Vecht was dat op enkele afdelingen een uitdaging, maar kreeg men de vinger niet op het probleem gelegd en was er onvoldoende grip op de financiën. “In overleg met het managementteam hebben we Accezz naar binnen gehaald. In de hoop dat wij onze financiële prestatie op orde zouden krijgen, zodat we in fusie konden gaan”, schetst Marco van Alderwegen, bestuurder bij Zonnehuisgroep IJssel-Vecht, de context.
Comfort van de resultaatgarantie
Voor Marco was de resultaatgarantie die Accezz afgeeft een doorslaggevende reden om de samenwerking aan te gaan. “Het comfort van die garantie had ik nodig om de Raad van Toezicht aan mijn zijde te krijgen”, vertelt de bestuurder. “Het gaat om een forse investering buiten de begroting, maar doordat deze gegarandeerd wordt terugverdiend, is het een gerechtvaardigd besluit.”
Aanpak op maat
Stap één in het project was de analyse. “Vanuit hun financiële data had Zonnehuisgroep IJssel-Vecht zelf al inzichtelijk op welke afdelingen de balans niet op orde was”, vertelt projectmanager Marcel. “Daar hebben we onze aanpak op aangepast en versneld. Zo konden we in een korte periode de oorzaken van het financiële verlies boven tafel krijgen en de eerste acties uitzetten.”
Met opgestroopte mouwen
Tijdens het project trok Accezz op als bondgenoot met de managers van Zonnehuisgroep IJssel-Vecht. “Marcel en de consultants sloegen hun kamp op binnen onze organisatie”, zegt Marco daarover. “Accezz kwam niet in pak binnen, maar met opgestroopte mouwen, soms letterlijk. Kleding is ook communicatie en kan voor verbinding zorgen. Dat lukte goed.” Al bleek die verbinding soms wat lastiger te bewerkstelligen: “Marcel heeft aan de juiste knoppen gedraaid, maar er was op sommige locaties wel weerstand. Dat brengt een verandering nu eenmaal met zich mee. Niet iedereen binnen onze organisatie was veranderingsgezind. Ondanks dat is het wel gelukt om de doelstellingen te behalen.”
Commitment van het leiderschap
Marco leerde Accezz kennen als een bedrijf dat zegt wat het doet. “En dat met eigen materiaal naar binnen komt, dat doen ze goed”, voegt de bestuurder toe. Wel heeft hij een verbetersuggestie, zowel voor Accezz als voor zijn eigen organisatie: “Voordat je zo’n traject ingaat, is het belangrijk om te scannen op de kwaliteit en commitment van het leiderschap. Zodat de leiders ook daadwerkelijk de lead kunnen nemen en houden. Dat was in het begin van het traject niet altijd het geval. We hebben dat goed met elkaar uitgedokterd en al snel werd duidelijk hoe het werk van Accezz ons enorm hielp.”
1,8 miljoen financiële ruimte gecreëerd
In totaal moest er met de interventie van Accezz 1,8 miljoen euro aan financiële ruimte worden gecreëerd. “Dat is gelukt”, concludeert Marco. “Daarvoor moesten we de boel strak trekken en houden. Dat laatste vraagt om bewustwording van het belang van capaciteitsmanagement. Dat is een vakgebied dat we steeds beter in de vingers krijgen. Ik zie gelukkig dat het inmiddels een doorlopend thema binnen onze organisatie is. Accezz heeft dat op gang geholpen.”
Noodzaak om te verbeteren
Marco ziet bij Accezz een hoop kennis op het financiële vlak en de processen daaromheen, maar Zonnehuisgroep IJssel-Vecht heeft het change management van Accezz ook wel als dwingend ervaren. “Natuurlijk moeten we binnen onze organisatie met de juiste tools gaan werken, maar dat vraagt ook om een verandering van mindset bij mensen. Dan kun je niet altijd dwingend zijn.” Marcel reageert: “Bij Zonnehuisgroep IJssel-Vecht was er de noodzaak om snel te verbeteren. Dat vraagt om duidelijkheid, want de enige optie is dan meegaan in de verandering. In een korte doorlooptijd was het nodig om een hoop initiatieven door te voeren. Voor mij is de belangrijkste verandering dat managers zijn gaan sturen op resultaat. Je ziet dat ze daar veel meer mee bezig zijn dan voorheen.” Marco beaamt dit.
Borgingsplan om op terug te vallen
“Het heeft bloed, zweet en tranen gekost, maar het is ons wel gelukt”, blikt Marco tevreden terug. “Extra uitdagend voor de borging was dat er door onze fusie met Driezorg een wisseling kwam van directie, bestuur en management. Door wijziging van het management op twee locaties schoot het elastiek even los van de veranderingen die doorgevoerd waren.” Aan de hand van het borgingsplan dat in de laatste fase van het project gemaakt is, kon de draad snel weer opgepakt worden. Marcel: “Een goed borgingsplan is een belangrijk onderdeel van ons werk, daar kan de organisatie op blijven teruggrijpen.” Dat heeft Marco ook zo ervaren: “De governancestructuur is verbeterd, er zijn duidelijke verantwoordelijkheidslijnen. Als organisatie hebben we weer grip op onze financiën en de tools en inzichten om hierop te blijven sturen.”
