Ouderenzorgspecialist SVRZ zocht ondersteuning bij het weer in evenwicht brengen van de kosten en opbrengsten van hun drie GRZ-locaties. “Met behoud van kwaliteit en arbeidsvreugde”, voegt Thijs van der Feen, Clusterdirecteur Oosterschelde, daar als belangrijk aandachtspunt aan toe. Uit de analyse van Accezz kwam een interessant verbeterpotentieel naar voren. Inmiddels zijn de resultaten er.
Gelijk op één lijn
Clusterdirecteur Thijs ging open het traject met Accezz in. “Ik sprak uitgebreid met de Accezz-analist over wat wij belangrijk vinden op het gebied van geriatrische revalidatie en over de kwaliteit die wij willen behouden. We zaten gelijk op één lijn. Helder was dat de inhoud centraal bleef staan en Accezz niet rücksichtslos twintig procent kosten kwam snijden. Die goede eerste indruk zorgde ervoor dat ik met vertrouwen aan het traject begon.”
Besparen met behoud van kwaliteit
De analyse van Accezz toonde aan dat er veel besparingsmogelijkheden waren zonder invloed op de kwaliteit van zorg. “De praktische inslag van de analyse beviel me”, vertelt Thijs. “De analist en zijn team bleven dicht bij de praktijk. Ze verrijkten de resultaten van de analyse met voorbeelden van wat ze op de werkvloer zagen. Zo kregen de verbetermogelijkheden een praktisch karakter.”
Begrijpelijke weerstand
Na afronding van de analyse werd Thijs gekoppeld aan Project Manager Peter Adema voor het verandertraject. De twee onderhielden korte lijntjes en konden daardoor snel schakelen. In het bijzonder belangrijk bij het omgaan met weerstand vanuit de teams. “Zeer begrijpelijk dat die optrad, want verbetering vraagt om verandering”, zegt Peter. “Diensten werden ingekort en er verdwenen diensten, om de besparingen te realiseren. Het is logisch dat mensen daar moeite mee hebben.” Synchroon aan het project liep ook de voorbereiding en implementatie van een nieuwe organisatiestructuur. “Extra uitdagende omstandigheden”, noemt Thijs het. “Het zijn periodes dat medewerkers wat minder positief in de wedstrijd kunnen staan. Dan moet je als teamleider dichtbij blijven om signalen op te vangen.” Dat laatste was dan ook een vroeg inzicht in de projectaanpak. De nabijheid van de teamleiders op de werkvloer is erg zinvol. Juist dan zien zij de verliezen (verloren tijd) of de risico’s (kwalitatief) en kunnen ze onderbouwd actie nemen.
Inzicht in de situatie
Niet iedereen zag de nut en noodzaak van het verandertraject. Thijs: “Ik ben samen opgetrokken met het projectteam van Accezz om de teamleiders daarin te begeleiden. We boden ze inzicht in de situatie en ondersteunden ze bij het oplossen van knelpunten.” Thijs voegde zich ook bij een werkoverleg. “Zodat de medewerkers hun zorgen rechtstreeks naar mij konden uiten.”
Positieve signalen
Na de implementatie en borging van de veranderingen is de besparing op twee van de drie GRZ-locaties bereikt en ligt de derde locatie op schema. “Je ziet dat medewerkers goed meegenomen zijn in de verandering en steeds meer gewend zijn aan de nieuwe manier van plannen en werken”, vertelt Peter. Thijs herkent dat en stipt aan: “De aanpak van Accezz was zeer gestructureerd en methodisch, en maakt verandering logisch en begrijpelijk. We werken nu met nettoroosters die gebaseerd zijn op de geïnventariseerde activiteiten aangevuld met een zorgzwaartemeting. Ook hebben we met de afwijkingenrapportage goed in kaart wanneer er aanpassingen nodig zijn. Daar kunnen wij als organisatie op terugvallen. Nadat het projectteam van Accezz vertrok, heeft het mij erg geholpen daar steeds naar te kunnen verwijzen. De veranderingen zijn goed geborgd in onze organisatie.”
Toekomstbestendige organisatie
De eerder genoemde transitie naar een nieuwe organisatiestructuur bij SVRZ is vlak na afloop van het Accezz-traject geëffectueerd. “Daarom hebben we besloten om onze audit, die we standaard uitvoeren na ieder project, wat naar voren te halen”, vertelt Peter. “Dan kunnen we kijken of de nieuwe processen en systemen nog goed op hun plaats staan.” Terugblikkend concludeert hij: “Thijs en ik zaten kort op de bal en konden tijdens het project snel bijsturen als dat nodig was.” Dat kan Thijs enkel onderstrepen: “De weg naar de besparingsresultaten kende wat hobbels, maar als organisatie zijn we er sterker uitgekomen. Onze GRZ-locaties zijn weer toekomstbestendig.”
