Is een archief een museum van oude documenten? Absoluut niet! Want papier mag geduldig zijn, om Cicero te citeren, maar de eisen die de tijd stelt aan een modern archief en informatiecentrum niet. “Als we ons beleid en organisatie niet hadden aangepast, dan zouden we over drie tot vijf jaar maatschappelijke relevantie beginnen te verliezen”, vertelt Ella Kok-Majewska, een bevlogen streekarchivaris en directeur van het Regionaal Archief Rivierenland (RAR), een informatie- en documentatiecentrum voor acht gemeenten rondom Tiel.
De juiste dingen doen in de juiste verhouding
Het RAR bewaart en beheert in totaal bijna dertien strekkende kilometer aan documenten, foto’s, boeken, historische kaarten, plattegronden, films en geluidsmateriaal. Daarnaast fungeert het RAR als adviseur naar gemeentelijke bestuurders en begeleidt zij de regionale stroom aan papieren en digitale informatie. ‘Bits’ en ‘bytes’ waar een verhaal achter zit. “Wanneer je een notariële akte van honderd jaar geleden in handen hebt, voel je je verbonden met de mensen die dat papier ook in handen hebben gehad en wiens handtekening er naar al die jaren nog steeds op staat. Je stelt je voor waar ze mee worstelden en welke beslissingen hebben geleid tot dit document”, legt Ella uit. Mensenwerk? “Ja, beslist!
Het RAR is een middelgroot archief en is de afgelopen jaren sterk gegroeid door een samengaan van drie archiefdiensten. De afgelopen jaren waren hectisch. Niet alleen door het aanpassen aan elkaars manier van werken, inherent aan welke fusie dan ook. Maar ook een verhuizing naar een modern gebouw als thuisbasis voor het informatiecentrum en een digitaliseringsproces, vroegen om veel focus en energie.”
Ella Kok-Majewska had een vernieuwende visie opgesteld in 2015. “Als gemeenten echter in zwaar weer zitten, ondersteunen ze wel de visie, maar kan er niet geïnvesteerd worden in de implementatie van deze visie. Om toch het één en ander tot uitvoer te brengen, besloot ik, ondersteund door het bestuur, Accezz in te huren om een kwaliteitsslag te maken. Ik wist dat we de juiste dingen deden, maar nog niet in de juiste verhoudingen en misschien niet op de best mogelijke manier. Het was dus geen kwestie van bezuinigingen, maar een kwestie van aandacht, focus en efficiënter werken. Onze ‘resources’ en manuren moesten op een andere manier verdeeld worden”, licht Ella toe.
Van toezichthouder tot adviseur en initiator
“Tegenwoordig geldt, mede door onze adviserende rol in dit proces, het digitale document als het officiële document en dat vraagt veel van de acht gemeenten die op onze expertise vertrouwen. Systemen en processen moeten aan nieuwe eisen voldoen. Voorheen hadden we met name een controlerende functie, waarbij we achteraf bij gemeenten keken hoe hun archief er voor staat: nu staan we aan de voorkant van dat proces. We zijn dus niet alleen aan het monitoren en toetsen, maar we adviseren en begeleiden ook bij het opstellen van bijvoorbeeld een Handboek Vervanging.” Van toezichthouder tot adviseur en initiator. Een veranderende rol die veel vraagt van alle medewerkers bij het RAR. Niet voor niets zijn de functieprofielen herzien en is er een andere taakverdeling. Niet alleen voor de medewerkers; ook het vierkoppige managementteam is teruggebracht tot twee personen, onder wie Ella. “Door Accezz is dit hele proces in een stroomversnelling gekomen.”
Het geheim van verandering
“We houden medewerkers op de hoogte van de verandering met nieuwsflitsen. Voor de laatste editie heb ik een passende quote gevonden van Socrates, die wat mij betreft goed het proces met Accezz verwoordt: ‘The secret of change is to focus all of your energy, not on fighting the old, but on building the new.’ Misschien is nog niet iedereen volledig veranderingsgezind bij onze organisatie, maar er zijn genoeg medewerkers die de nieuwe kansen zien en er samen voor gaan. Ik ben ervan overtuigd dat we straks iedereen meekrijgen. Accezz werkt niet alleen voor industrie en overheidsinstellingen, maar ook veel in de zorg. Van hen kregen we een ontzettend mooi compliment. Accezz heeft ervaren dat medewerkers van een archief een ontzettend grote betrokkenheid bij hun vak tonen. In sommige situaties zelfs nog meer dan mensen in de zorg, die de reputatie hebben betrokken en gedreven medewerkers te zijn. Als je die passie voor informatie, cultuur en behoud van erfgoed, weet aan te boren en in juiste banen weet te leiden, heb je goud in handen!”, besluit een tevreden directeur Ella Kok-Majewska.
