Misschien was ‘Thank God it’s Friday’ wel een redelijk treffende omschrijving voor de werkhouding op de afdelingen op en rond de operatiekamers van ziekenhuis Medisch Spectrum Twente. “Met een planning die niet lekker loopt weet je ook niet goed waar je aan toe bent. Dit werkt een reactieve werkhouding in de hand”, verklaart Jan den Boon, lid Raad van Bestuur
Aanleiding van een efficientieprogramma
Voor Medisch Spectrum Twente lag de aanleiding voor een efficiëntieprogramma niet direct in de planning, maar in een financiële uitdaging. Deze was ontstaan doordat de ‘business case nieuwbouw’ in de jaren naar de nieuwbouw toe rekening hield met hogere opbrengsten die niet gerealiseerd werden, zodat MST niet voorbereid was op de lastenverzwaring samenhangend met de nieuwbouw. “Hierdoor zaten we eind 2015 met een financieel tekort. Hét moment om met een efficiëntieprogramma te starten op de operatiekamers en in de keten van het operatieve proces. Al jaren waren er klachten over de planning en over het proces”, verklaart Den Boon. “Accezz heeft eerst in ons geïnvesteerd door een zeer uitgebreide analyse te doen. Hierin constateerde Accezz dat medewerkers nog niet de helft van hun tijd bezig waren met werkzaamheden die bijdroegen aan het proces. De resterende tijd moest men veel wachten. Bovendien werd veel tijd besteed aan onder meer hersteltaken, doordat het planproces niet op orde was. Veel zaken werden bijvoorbeeld twee keer gecheckt en er werd veel over en weer gebeld om zaken te regelen die met één standaard afspraak duidelijk hadden kunnen zijn. Er werd een verbeterpotentieel van 20 tot 30% geconstateerd”, aldus Den Boon.
Een bloedrode kamer
De terugkoppeling van de analyse in een zogenaamde ‘brown paper sessie’ was dan ook erg confronterend. Tijdens deze ‘brown paper sessie’ wordt aan de hand van rode post- its visueel duidelijk gemaakt welke processen niet optimaal verlopen. Genoeg aanleiding om verder met Accezz in zee te gaan om een herziening van het operatief proces te realiseren en in de keten de zorg efficiënter te maken. Een pilot startte met heelkunde en neurochirurgie.
“Eén van de eerste tools die Accezz heeft geïmplementeerd is de capaciteitsmonitor, waardoor onder andere inzichtelijk werd in hoeverre ingepland personeel aansluit op de vraag. Dit inzicht zorgde voor een flinke reductie, doordat we veel effectiever personeel konden inplannen”, vertelt Jan den Boon. “Verder bleek uit de analyse dat men standaard bijna 30 minuten later begon met de eerste operaties dan de officiële starttijd om 8.00 uur. Dit soort gewoonten sluipen erin en zijn dan behoorlijk hardnekkig. Door het traject met Accezz starten medewerkers ’s ochtends nu getrapt op. Ook deze verandering ging niet over één nacht ijs want een OR is eveneens betrokken bij dergelijke zaken. Dergelijke veranderingen worden uiteindelijk door medewerkers als heel prettig ervaren. Je tijd wordt goed ingezet en gewaardeerd.”
Wie is de eigenaar van de verandering?
“Van ongeveer 80% van de patiënten die voor een ingreep gepland stonden, werd minstens één keer een operatiedatum verzet. De afspraken over de planning waren niet duidelijk genoeg, waardoor op veel plekken in de organisatie planningen ‘overruled’ konden worden. Eigen ideeën werden op sommige vlakken belangrijker dan die van de organisatie”, legt Jan den Boon uit. Gelukkig is dit allemaal veranderd. “Het mooie van Accezz is dat ze niet alleen aangeeft wat er beter kan, maar ook zorgdraagt voor het resultaat. Niet eenvoudig, want bij veranderingen rondom operatiekamers kun je simpelweg niet aan één knop draaien omdat er zoveel afdelingen en processen met elkaar in verbinding staan. Een belangrijke omslag bij deze veranderingen was dat mensen nu geen eigenaar meer zijn van processen en capaciteiten. Capaciteiten worden nu centraal beheerd en uitgegeven. Medewerkers zijn wel eigenaar geworden van alle veranderingen en passen zich aan de gemeenschappelijke doelstellingen aan. Dit lukt juist omdat Accezz aan de slag gaat met die medewerkers op de werkvloer. Accezz gaat daardoor verder dan andere partijen en brengt medewerkers echt in beweging. Thank God it’s Monday!”
