Euclides, een Griekse wiskundige, sprak eeuwen geleden de wijze woorden: “De meeste ideeën over onderwijs zijn niet nieuw, maar niet iedereen kent de oude ideeën.” Deze uitspraak ging zeker op voor de ISM University of Management and Economics in Litouwen. Eind jaren negentig is in nauwe samenwerking met het toen opkomende bedrijfsleven door BI, een bekende Business School uit Noorwegen, ISM als een gerenommeerde, Westers georiënteerde en private ‘business university opgezet. ISM werd hiermee de motor van ondernemerschap in Litouwen. Binnen de gewelven van een oud klooster wordt studenten een commerciële ‘mindset’ onderwezen. Een ‘mindset’ die bij de medewerkers van ISM nog enige verbetering behoeft.
Accezz als katalysator voor vernieuwing in het hogere onderwijs
Als CEO van de TSM Business School in Enschede, was Ivo Matser al bekend met de werkwijze van Accezz. Het was dan ook niet lang na zijn aanstelling als CEO en dean (decaan, red.) bij ISM University of Management and Economics in Litouwen, dat hij zich realiseerde dat de mate van ineffectief werken schreeuwde om een verbetertraject met Accezz. “Universiteiten zijn over het algemeen gefragmenteerde organisaties waardoor er een serieuze managementuitdaging ligt. Veel universiteiten zijn verlieslatende instellingen, zelfs gerenommeerde instellingen als Harvard. Bovendien geldt op universiteiten dat je te maken hebt met intelligente mensen die het vaak beter denken te weten. Die eilandjescultuur komt de kwaliteit van onderwijs niet altijd ten goede. Door werkprocessen effectiever te maken, ontstaat er meer ruimte voor innovatie. Accezz fungeerde als katalysator voor vernieuwing”, aldus Ivo.
Traagheid en bureaucratie in het hoger onderwijs
Ondanks dat business schools overal ter wereld kampen met vergelijkbare uitdagingen, had Ivo Matser als nieuwe CEO ook nog eens te maken met een zeer behoudende cultuur. “Het lijkt wel alsof in het hoger onderwijs het doel van elke medewerker is zo min mogelijk beslissingen te nemen of je zo min mogelijk uit te spreken. Qua besluitvorming waren we regelmatig aan de goden overgeleverd. En wanneer je bedenkt dat het hebben van een mening hier vroeger niet altijd op prijs werd gesteld, begrijp je in ieder geval waar het vandaan komt. Een dergelijke ‘mindset’ verandert niet zomaar van de ene op de andere dag. Wanneer je een verandering wilt doorvoeren, moet je dan ook heel strategisch te werk gaan en het idee delen met en laten landen bij diverse mensen, zodat men eraan kan wennen en het er onderling en achter de schermen over kan hebben.”
Terug naar de core-business
ISM beweegt zich van een teaching- naar een leeromgeving, waarbij de behoeften van de student meer en meer voorop staan. “Dat is visie en innovatie. En om dat verder uit te bouwen is effectiviteit in werkprocessen belangrijk. Sinds de komst van Accezz zien medewerkers dat processen afdelingen overstijgen. Ook zijn ze zich meer en meer bewust van het effect van hun rol op het grotere geheel van de organisatie. Wanneer je de besluitvorming daar legt waar deze hoort, kunnen medewerkers zich beter focussen op werkprocessen. En dat was een enorme shift in ‘mindset’. In het begin wilde een aantal mensen vasthouden aan de status van het hebben van informele macht. Maar later bracht het langzamerhand loslaten daarvan juist rust en meer bevrediging in werkresultaat. Senior managers zagen in eerste instantie niets in onze nieuwe structuur, maar kwamen aan het eind naar Accezz toe en vertelden toch blij te zijn dat ze zich nu toch echt op hun core-business konden richten, zoals bijvoorbeeld de inhoud van studieprogramma’s, een onderdeel dat direct invloed heeft op verbetering van kwaliteit van onderwijs. Verantwoordelijkheden voor bepaalde taken liggen nu op de afdeling die dit het meest effectief op kan pakken”, aldus een tevreden CEO. “Je ziet echt hoe belangrijk een hernieuwde organisatiestructuur is voor de ontwikkeling van ISM als organisatie. Prachtig bewijs van het succes van het optimaliseren van de bedrijfsprocessen is wel dat ISM nog nooit eerder zo soepel het academisch jaar (2016 – 2017) begonnen is! Met zowel tevreden studenten als een tevreden faculteit. En dat is een hele prestatie, want een nieuw academisch jaar is alsof je een grote onderneming even opnieuw opstart voor het komend jaar!”
Talk the talk, walk the walk
“Wanneer je tegen studenten zegt dat ze verantwoordelijkheid en een positief zelfbewustzijn moet laten zien, moet je dit zelf ook doen. Het is niet alleen ‘talk the talk’, maar ook ‘walk the walk’. Ik zeg dan ook al vanaf het begin tegen mijn mensen: “Vervang het woord student eens door medewerker …”. Kwaliteit van onderwijs is niet alleen een ‘unique selling point’ maar is ook ingebed in de organisatie. Daar hebben we met Accezz hele mooie stappen in gemaakt. Ik had nooit voor een verbetertraject met Accezz gekozen, zo snel na mijn aanstelling, als ik Accezz niet gekend had. Maar vanuit mijn ervaring met Accezz durf ik gerust te stellen dat het bewijs overduidelijk is dat Accezz teams en executives in beweging brengt. Als je ziet welke verandering zij teweeg hebben gebracht in een conservatieve, behoudende en bureaucratische cultuur, dan kun je alleen maar onder de indruk zijn!”
