Meer inzicht krijgen in hoe de werkprocessen lopen en hoe deze beter kunnen worden georganiseerd. Dat was het doel van het verbetertraject dat Accezz deed in de vier districten van Careyn, een van Nederlands grootste zorgaanbieders. Want in tijden van personeelstekorten is het verminderen van werkdruk belangrijker dan ooit.
Balanceren van zorgvraag en personele inzet
Op alle locaties van Careyn is door een goede afstemming van de zorgvraag op het zorgaanbod de werklast nu beter verdeeld. “In het begin was het een beetje aftasten, het voelt eerst bedreigend als iemand je op de vingers kijkt”, vertelt Sylvia Moens, verpleegkundige in opleiding bij De Plantage in Brielle. “Maar het wantrouwen verdween snel, omdat we zelf meewerkten aan het realiseren van oplossingen. Waar we eerst bang waren dat het een bezuinigingsactie was en er alleen gekeken zou worden naar welke diensten we moesten inleveren, werden we nauw betrokken bij de aanpak en zagen we ineens mogelijkheden om ons werk beter te doen.”
Zelf bepalen hoe het beter kan
In de praktijk werd met de medewerkers van Careyn gekeken naar verbeterpunten en de kwaliteit van zorg voor de bewoners en cliënten. Waren doelen SMART geformuleerd? Werden de doelen doorvertaald naar concrete activiteiten? Was er wel een goede planning voor de medewerkers? Terugkijkend zegt Sylvia: “Op onze locatie hebben we samen met Accezz het hele zorgproces doorgenomen en op basis van die gesprekken de zorgroutes opnieuw ingedeeld. Heel leerzaam, vooral omdat je met collega’s zelf bepaalt hoe het beter kan. Ook overlegden we met de bewoners, er werd echt gekeken naar oplossingen vanuit de bewoners en medewerkers. Het was een hele puzzel, maar ook erg leuk om kritisch naar je eigen proces te kijken en gericht te werken aan oplossingen. Uiteindelijk bleken we met minder diensten te kunnen werken, hebben we de kwaliteit van zorg verbeterd en werken we beter samen.”
Meer tijd voor de bewoners
Na observaties zijn door medewerkers de frustratietijden uit het proces gehaald. Hierdoor gaat minder tijd verloren aan knelpunten die voorkomen kunnen worden en activiteiten die niet voldoende toevoegen aan het proces. Bij het aanvullen van de voorraad gaat het bijvoorbeeld niet alleen om hoeveel je aanvult, maar ook wanneer je aanvult en wie dat het beste kan doen. “Tijd die beter besteed kan worden”, weet Sylvia. “Op de vraag van een bewoner: ‘Goh, moet je niet wat anders doen?’ is het erg prettig dat je kunt zeggen: ‘Nee hoor, ik heb nu juist tijd om bij jou te zijn’. De bewoners zijn ook veel meer betrokken bij de activiteiten en er is meer verbinding met overige disciplines zoals welzijn en de zorgassistenten.” Sylvia vervolgt: “Met de nieuwe zorgroutes hebben we alle taken omschreven. Iedereen kan nu gericht inlezen in de cliëntrubriek ‘afspraak is afspraak’ en ook dat scheelt veel tijd.”
Meer rust en structuur voor iedereen
Een zorgroute is een middel om het gesprek met elkaar aan te gaan en heldere afspraken te maken. Wat heeft de bewoner nodig en wat is goed voor haar of hem? Welke afspraken heb ik daarover gemaakt en wat kan eventueel beter? Als de afspraken niet helder zijn, kun je elkaar daar ook niet op aanspreken. Het gaat allemaal om gedrag. “In de sessies leerden we hoe je elkaar kunt aanspreken”, zegt Sylvia, “De sfeer onderling is daardoor sterk verbeterd. Het is belangrijk als je van elkaar weet wat je doet. Als je bijvoorbeeld niet weet wie de medicatie uitdeelt, gaat het mis. Ook evalueren we nu zelf wat wel of niet werkt. Als het nodig is en beter kan, passen we de werkwijze aan. Wondverzorging de ene keer in bed en de volgende keer aan de wastafel, is te verwarrend voor de bewoners. Altijd dezelfde handeling geeft structuur en structuur geeft rust, dat is echt belangrijk. Nu corrigeren de bewoners ons weleens. Dan krijgen we te horen: ‘Kijk eens even goed op je route, je doet het niet goed’. Voor ons als medewerkers geeft de nieuwe werkwijze ook rust en meer afwisseling in het werk. Je verzorgt niet elke dag dezelfde bewoners, want zeker in de complexe zorg kan het werk fysiek en mentaal zwaar zijn. We werken met minder collega’s, veel efficiënter en in een betere sfeer.”
Samen maken we de juiste keuzes
Ook Dineke de Boer, locatieverantwoordelijke Grootenhoek in Hellevoetsluis, is positief over de samenwerking met Accezz: “Zelf hadden we op onze locatie al veel verbeteringen gerealiseerd. De bezetting was goed afgestemd op de zorgvraag, maar de samenwerking met Accezz heeft het proces verder versterkt. Met Accezz keken we welke processen nog efficiënter konden worden ingericht. Door het verzamelen van gegevens hebben we meer inzicht en komen we sneller tot de juiste keuzes. Door bijvoorbeeld de zorgvraag te vergelijken met de inkomsten uit de indicaties, kun je met een betere onderbouwing keuzes maken over de personele inzet én de kwaliteit van zorg die je daarmee levert. Daarmee kun je de balans op locatieniveau beter regelen, en op districtsniveau kun je elkaar beter helpen. Zodra je meer grip hebt op de werklast, wordt de werkdruk minder ervaren. Er is meer rust, zodat alle aandacht naar optimale zorg kan gaan. Samen zorgen we dat het beter werkt!”
