“Het mooie is dat we de ruimte in de roosters die we vrijspelen door procesverbetering, kunnen teruggeven aan de cliënt. In kwaliteit, maar ook in welzijn. En dat met een werkbelasting die voor onze medewerkers nu beter in balans is”, zegt Katinka van Boxtel, lid van de raad van bestuur van Archipel Zorggroep. Katinka deelt haar ervaringen met een Accezz-verbetertraject.
Archipel biedt een combinatie van zorg, behandeling, welzijn of wonen, die kwetsbare mensen in staat stelt zo lang mogelijk te blijven leven op de manier zoals zij dat gewend zijn. Het verbetertraject dat Archipel samen met Accezz doorliep, focuste zich op een drietal locaties en het Ambulant Verpleegkundig Team (AVT) in de regio Eindhoven. Op de locaties zag Katinka een enorme werkdruk in het primaire werkproces. “Je vraagt je dan natuurlijk af: is het echt zo erg of is het niet goed georganiseerd en krijgen we het zelf niet omgebogen? Wij werken met 85 teams met eigen regie, het eigenaarschap ligt volledig bij hen. Maar geven wij onze teams wel de juiste tools om voldoende waarde toe te voegen aan het zorgproces? In een werkomgeving spelen beeldvorming en emotie een rol. Een proces verbeteren is dan ingewikkeld, want de vraag is: doe je wel het juiste? Verandering is op zo’n moment nodig om te komen tot een nieuwe manier van denken en werken”, weet Katinka uit ervaring.
Externe partij voor een ander perspectief
“Om vanuit een ander perspectief goed naar het werkproces te kijken, heb je een externe partij nodig. Daarom vroegen we Accezz het primaire proces op basis van objectieve informatie te analyseren en de geïdentificeerde verbeteringen samen met onze medewerkers te implementeren. Ik gunde onze organisatie, met name de teams, ook echt de tools om die evaluatie zelf te kunnen doen. Ik ben ervan overtuigd dat het toekomstbestendig is om teams zelf te leren om continu te kijken naar het proces en op basis van die objectieve gegevens verbeteringen door te voeren. Zorgprofessionals moeten kunnen meedenken over het beleid en de uitvoering daarvan, zoals dat bij onze zelfsturende organisatie past. Dat verhoogt het werkplezier”, zegt Katinka.
Activiteiten observeren
“Van onze medewerkers hoorde ik steeds dat ze onvoldoende tijd hebben voor onze cliënten”, vertelt Katinka. “En dat in de wetenschap dat we al heel veel tijd hadden toegevoegd aan onze teams voor zelfsturing, roostering, koken en activiteiten, meer formatie en ook de extra woonondersteuners vanuit de kwaliteitsgelden. Maar toch bleef er het gevoel van onvoldoende tijd en ook dat wil je graag objectief laten evalueren en oplossen.” Accezz heeft samen met de teams de activiteiten geobserveerd, een tijdlijn gemaakt en in de roostervisualisaties laten zien dat er toch wel genoeg mogelijkheden waren om activiteiten te ontplooien die bijdragen aan het welzijn van de bewoners. “Het mooie is dat we die tijd, de ruimte die we vrijspeelden door procesverbetering, konden teruggeven aan de cliënt. In kwaliteit van zorg, maar ook in welzijn.” Er was voor Archipel geen financiële doelstelling om het project met Accezz te doen. Katinka: “De doelstelling was meer kwaliteit en aandacht voor de cliënt en meer inzicht en werkplezier voor onze medewerkers. Langs de lat van Lean de processen en systemen verbeteren, dat hebben we dus samen met Accezz gedaan.”
Continu verbeteren
“Tijdens het project hebben we samen met Accezz veel gerealiseerd”, zegt Katinka. Ze vervolgt: “Om continu te verbeteren is een goed rapportagesysteem van essentieel belang. Wanneer je als organisatie goed wilt sturen, is het belangrijk dat de data waarop je stuurt tijdig aanwezig en accuraat zijn. Daar hebben we met Accezz echt een verbeterslag gemaakt. Hierdoor hebben we nu een beter inzicht wat een team mag inzetten en wat de realisatie is op weekbasis, zo kunnen we tijdig bijsturen.”
Uit de waan van de dag
Om meer rust te brengen in het werkproces heeft Accezz bij de teams ook de dagstart ingevoerd. Je wordt niet meer opgeslokt door de waan van de dag. Katinka benadrukt: “De dagstart is het moment dat het team even bij elkaar komt: zijn er bijzonderheden, is er een zieke, moeten we iemand bellen, lossen we het zelf op, komt er een dokter, wanneer besteden we tijd aan de aandachtsvelden van zelfsturing, etc? Dit heb je nodig om met elkaar te kijken hoe je een dag slim aanpakt. Want eventuele problemen moet je samen oplossen. Ook kijken we naar de beleving van de dag. Was het een goede dag of een minder goede dag en wat gaan we doen om dat te verbeteren? Tijdens het project kwam ook, door het proces stap voor stap te ontrafelen, bij het Ambulant Verpleegkundig Team aan het licht dat de opkomst bij interne trainingen te laag was. Dat is inmiddels sterk verbeterd, waardoor meer trainingen in minder trainingssessies worden gerealiseerd.”
Ruimte in de roosters
Terugkijkend zegt Katinka: “Op alle locaties zien we nu ruimte in de roosters, die op een andere manier ingevuld kan worden. Onze locatie Fleuriade staat bijvoorbeeld zwaar onder water qua bezetting, maar ze redden het toch deze zomer. Dat is ontzettend knap, onder hele moeilijke omstandigheden. Dat komt doordat ze het proces volgen, de dagstart doen, bezettingsoverleg hebben, met elkaar vooruitkijken in de planning, evalueren en bijsturen. Je ziet dat het effect heeft. En dat geeft werkplezier, want de meest kritische teams waren het meest enthousiast aan het einde van het project.”
Professionele zeggenschap
“Het implementatietraject heeft ons wel geleerd dat we ons besturingsmodel moeten doorontwikkelen. Natuurlijk zonder afbreuk te doen aan zelfsturing, want de professionele zeggenschap wil je absoluut niet afnemen”, is Katinka duidelijk. “We gaan de ruimte op eigenaarschap van het rooster, werving en selectie en verzuim wat verkleinen en meer verantwoordelijkheid bij de ondersteuningsteams leggen. Deze hebben nu alleen een adviserende rol, maar krijgen wat meer mandaat.”
Wendbaar en weerbaar
Katinka sluit af: “Continu verbeteren zetten we helemaal door in onze organisatie, iedereen wordt opgeleid. Zo leuk om te zien hoeveel enthousiasme daarvoor is na het project met Accezz. Ik ben ervan overtuigd dat het bijdraagt aan een acceptabele werkbelasting en meer werkplezier voor onze medewerkers, met meer kwaliteit en welzijn voor onze cliënten. En het maakt Archipel wendbaar en weerbaar voor de toekomst, mocht er druk op de zorgexploitatie ontstaan. Want we weten allemaal: de uitdagingen waar de zorg mee wordt geconfronteerd zijn niet mis. De instrumenten voor een toekomstbestendige zorg heeft Archipel Zorggroep nu in huis.”
