Waarom zou je een verandertraject met Accezz beginnen wanneer er geen directe financiële noodzaak is? De insteek voor Bob de Geyter, financieel directeur van Algemeen Ziekenhuis Monica, was dan ook anders: “Geen focus op het financiële aspect, maar wel op het optimaliseren van de werkprocessen. Hoe kunnen we werklast en werkdruk beter met elkaar in balans brengen en de kwaliteit van werken verbeteren. Zijn er quick wins die we zelf nog missen?”
Na een afwisselende carrière bij defensie, in de financiële wereld en het bedrijfsleven maakte Bob de switch naar de non-profit sector. “AZ Monica is qua omvang een bovengemiddeld groot algemeen ziekenhuis, met 2 campussen in Deurne en Antwerpen centrum. Een fijne werkomgeving. In het ziekenhuis kijk je niet alleen naar winstoptimalisatie. Er is ook oog voor het maatschappelijke. Zelfs na een slechte dag weet je dat je toch mensen hebt geholpen”, zegt Bob.
Er was geen directe financiële aanleiding
Dit was mijn tweede traject met Accezz, ik kende het vanuit een andere setting. In mijn eerste traject deed Accezz na de analyse ook de implementatie van de verbeteringen, met een financiële garantie op de projectkosten. In het ziekenhuis was de setting toch wat anders. Er was geen directe financiële aanleiding. Bij de ondersteunende afdelingen in het ziekenhuis wilde ik de werkprocessen optimaliseren. We zijn gestart met een analyse op de personeelsdienst, daarna de boekhouding. We werkten nog veelal manueel in afwachting van het nieuwe digitalisatie- en automatiseringssysteem. Het is dan niet zinvol om de gehele implementatie te doen in een systeem waarvan je weet dat het volgend jaar helemaal anders is. Met Accezz hebben we wel een aantal veranderingen in gang gezet die ook nog na die stappen effect hebben. Na de analyse zijn tijdens een workshop aanbevelingen gedaan en de juiste tools aangereikt om efficiënter te werken ongeacht de omstandigheden. We gaan dus nog echt grote sprongen voorwaarts maken.
Accezz als bondgenoot
Bij de start van zo’n analyse is er altijd onrust onder de mensen. Wat gaat er veranderen en wat betekent dat voor ons? “Op voorhand hebben we dit proberen te kaderen. We gaan kijken hoe we efficiënter kunnen werken. Paul Achenbach, analist/consultant van Accezz, zei direct tegen ons team: ik ben hier om jullie te helpen. Geef gerust de zaken aan waar je zelf tegenaan botst. En dat werkte goed; het team zag hem al snel niet meer als de grote boze wolf, maar als bondgenoot. Steeds fysiek aanwezig op de werkvloer, altijd direct aanspreekbaar. Dat werkte positief, er lag een sterke focus op de praktijk en een teamgerichte aanpak. Er werd samen gewerkt aan de verbeteringen. Dus geen halve dag meelopen en dan vier en halve dag achter de laptop uitwerken hoe het moet. Het is echt een samen-verhaal”, aldus Bob.
Meer met dezelfde mensen
Samen met de afdeling is gekeken naar het proces en alle verstoringen. Wat zijn de taken waar veel tijd in gaat zitten? Waar kan het werk evenwichtiger verdeeld worden? Waar kan tijd worden vrijgemaakt? Hierdoor ontstond er ruimte om de cost control voor het ziekenhuis op te zetten. Het werk loopt nu veel gestroomlijnder. Door efficiënter te werken doen we meer met dezelfde mensen. De werkdruk was erg hoog, maar als gevolg van de verbeteringen was er geen uitbreiding van het aantal teamleden nodig.
Niet alleen zijn de operationele processen verbeterd, het team heeft ook veel baat gehad bij de oefening. Je maakt een verandering alleen maar duurzaam als de medewerkers zelf ook een stap zetten. Door wekelijkse gesprekken te houden waarin knelpunten worden opgelost en planmatig naar de volgende week te kijken en op te volgen, is het teamwork sterk verbeterd. Dan zie je, dat wanneer je de werkprocessen slimmer inricht, de kwaliteit van de werkrelaties ook sterk verbetert. Mooi om te zien welke evolutie ook ons volledige team heeft doorgemaakt. Echt een mooi resultaat!
